Od 2026 roku przedsiębiorcy w Polsce wejdą w nową erę rozliczeń. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym narzędziem do wystawiania i odbierania faktur, obejmując zarówno firmy czynne w VAT, jak i te z niego zwolnione.
KSeF to centralny system informatyczny, który umożliwia tworzenie, wysyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. Jego celem jest pełna cyfryzacja procesu fakturowania – od wystawienia dokumentu po jego zaksięgowanie. Dzięki ujednoliconej formie ma to przełożyć się na mniejszą liczbę błędów i usprawnienie codziennej pracy księgowych oraz przedsiębiorców.
Nowe obowiązki będą wprowadzane etapami. Od 1 lutego 2026 r. e-faktury będą musieli wystawiać przedsiębiorcy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Pozostali dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 r. Odbieranie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe już 1 lutego – z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach, w których strony ustaliły inny sposób przekazania dokumentu.
Przewidziano również okres przejściowy. Do końca 2026 roku firmy będą mogły sporadycznie wystawiać faktury poza KSeF – papierowe lub elektroniczne. Warunek jest jeden: suma sprzedaży z takich faktur w danym miesiącu nie może przekroczyć 10 tys. zł. Ma to umożliwić łagodniejsze wejście w nowe zasady.
Zmiany w fakturowaniu budzą wiele pytań, zarówno natury technicznej, jak i organizacyjnej. Ministerstwo Finansów zachęca do udziału w szkoleniach – stacjonarnych w urzędach skarbowych oraz online. Terminy i szczegóły są dostępne na stronie poświęconej KSeF, dzięki czemu każdy przedsiębiorca może wybrać dogodną formę przygotowań do nadchodzących obowiązków.
Fot. Drugi Urząd Skarbowy w Częstochowie
